Какви документи трябва да издава онлайн магазин?

Стартирането на онлайн магазин е сравнително лесно, но много предприемачи се сблъскват с въпроса какви документи трябва да издават при продажбите си. Изискванията зависят от начина на плащане, вида на клиента и спецификите на бизнеса, но има няколко основни документа, които всеки онлайн търговец трябва да познава.

В тази статия ще разгледаме най-често срещаните случаи и документите, които се изискват според българското законодателство.

Фактура

Фактурата е счетоводен документ, който удостоверява извършената продажба на стока или услуга.
Издаването на фактура е задължително, когато:

• клиентът е фирма или самоосигуряващо се лице;

• клиентът изрично поиска фактура;

• продажбата е към лице от друга държава при определени условия.

При продажби към крайни клиенти (физически лица) издаването на фактура не е задължително, освен ако клиентът не я поиска.

Фактурата трябва да съдържа всички задължителни реквизити, определени в Закона за данък върху добавената стойност (ЗДДС), включително номер, дата, данни за продавача и клиента, описание на стоките или услугите и стойността на сделката.

Касов бон

Издаването на касов бон зависи от начина на плащане.
Не се издава касов бон, когато плащането е извършено:

• чрез банков превод;

• чрез директен банков трансфер по сметка на търговеца;

• чрез внасяне на сума по банковата сметка на търговеца;

• чрез наложен платеж, когато куриерската фирма извършва услугата като пощенски паричен превод.

Например, ако клиент поръча стока от онлайн магазин и я заплати по банков път, не е необходимо издаването на касов бон. Доказателство за плащането е банковият документ.

При наложен платеж клиентът получава документ от куриерската компания за извършеното плащане, а онлайн магазинът може да издаде фактура при необходимост.

В останалите случаи задължението за издаване на касов бон зависи от конкретния начин на плащане и организацията на продажбите. 

Кога трябва да имаме касов апарат?

Следната таблица показва най-често срещаните случаи:

При съмнение е препоръчително да се консултирате със счетоводител, тъй като нормативната уредба периодично се променя.

Стокова разписка

Стоковата разписка не е задължителен документ за всяка продажба, но често се използва като доказателство за предаването на стоката.

Обикновено тя съдържа:

• данни за продавача и клиента;

• описание на доставените артикули;

• количества;

• дата на предаване.

Стоковата разписка може да бъде полезна при рекламации или възникване на спор относно получените стоки.

Документи при наложен платеж

Наложеният платеж е един от най-предпочитаните методи за плащане в България.

В този случай куриерската компания събира сумата от клиента и я превежда на търговеца. Клиентът получава документ за извършеното плащане, който служи като доказателство, че сумата е платена.

Когато клиентът поиска фактура, онлайн магазинът е длъжен да я издаде независимо от начина на плащане.

Кредитно известие

Понякога се налага корекция на вече издадена фактура – например при връщане на стока, предоставяне на отстъпка след продажбата или допусната грешка.

В тези случаи се издава кредитно известие.

Кредитното известие намалява стойността по първоначалната фактура и трябва ясно да посочва кой документ коригира.

Документи при връщане на стока

Съгласно Закона за защита на потребителите клиентите имат право да се откажат от онлайн покупка в определени случаи и срокове.

При връщане на стока е препоръчително търговецът да съхранява:

• заявление за отказ от покупката;

• документ за получаване на върнатата стока;

• документ за възстановяване на сумата;

• кредитно известие, когато е било необходимо издаването му.

Добрата документация улеснява както счетоводното отчитане, така и разрешаването на евентуални спорове с клиенти.

Колко време трябва да се съхраняват документите?

Счетоводните документи трябва да се съхраняват за сроковете, определени в Закона за счетоводството.

Най-често срещаните срокове са:

• счетоводни регистри и финансови отчети – 10 години;

• документи за данъчни проверки и ревизии – 10 години;

• ведомости за работни заплати – 50 години;

• фактури, кредитни известия и други първични счетоводни документи – на практика обикновено се съхраняват поне 10 години.

Съхраняването може да бъде както на хартиен носител, така и в електронен формат, при спазване на законовите изисквания.

Използването на inv.bg улеснява ежедневната работа и бързото намиране на необходимите документи при проверки или одити. Правилното документиране на всяка продажба помага за спазване на законовите изисквания, улеснява счетоводството и създава доверие у клиентите.

Трябва да издадете фактура? Създайте и изпратете фактура - бързо и безплатно!