Кои са най-честите грешки при издаване на фактури?

Издаването на фактури е част от ежедневната работа на много фирми и самоосигуряващи се лица. Въпреки че процесът изглежда сравнително лесен, допускането на грешки може да доведе до счетоводни затруднения, проблеми при плащанията или необходимост от последващи корекции.

Нека разгледаме най-често срещаните грешки при издаване на фактури и как можете да ги избегнете.

Издаване на фактура с грешни данни на клиента

Една от най-често срещаните грешки е неправилното изписване на данните на клиента.
Най-често проблемите са свързани с:

грешно име на фирмата или правна форма;
неправилен ЕИК;
сгрешен ДДС номер;
непълен или неточен адрес.

Преди да издадете фактура е добре да проверите информацията, предоставена от клиента.
За бъргарските фирми можете директно да извлечете данните от Търговския регистър при издаването на фактурата (бутона с облачето, вдясно на полето за клиент). Друг вариант е да проверите в сайта на Търговския регистър.

Неправилно начисляване на ДДС

Неправилното начисляване на ДДС може да наложи анулиране на фактурата или издаване на кредитно или дебитно известие, в зависимост от характера на грешката. Това води до допълнителна работа както за фирмата, така и за счетоводството.

Преди издаването на фактура проверете:

регистрирана ли е фирмата ви по ЗДДС;
правилно ли е определен данъчният режим на доставката;
каква ставка на ДДС следва да бъде приложена;
приложимо ли е обратно начисляване;
извършва ли се доставка към друга държава от ЕС или извън ЕС.

При съмнение е препоръчително да се консултирате със счетоводител, особено при международни сделки.

Непълно или неточно описание на стоките и услугите

Описание като „услуга“, „консултация“ или „продукт“ често е недостатъчно.

По-добре е да се посочва по-конкретна информация, например:

„Изработка на фирмен уебсайт“;
„Счетоводни услуги за месец март 2026 г.“;
„Продажба на офис стол модел X“.

По-подробното описание улеснява както клиента, така и счетоводното отчитане.

Пропускане на задължителни реквизити

Фактурите трябва да притежават всички задължителни реквизити съгласно
чл.114 и чл.115 от Закона за данъка върху добавената стойност
и чл.7 от Закона за счетоводството.

Липсата на някой от задължителните реквизити може да направи документа проблемен при счетоводна обработка.

Използване на неправилна дата

Датите във фактурата са сред най-често пренебрегваните реквизити. Грешно посочена дата може да доведе до проблеми при счетоводното отчитане и определянето на данъчния период.

Най-често срещаните грешки са:

издаване на фактура със задна дата;
посочване на грешна дата на издаване;
разминаване между датата на данъчното събитие и датата на фактурата;
включване на фактурата в неправилен отчетен период.

При облагаемите доставки фактурата следва да бъде издадена не по-късно от 5 дни от датата на възникване на данъчното събитие. Поради това е важно датата на фактурата да съответства на реално извършената доставка и да не се допуска неоправдано разминаване между двата реквизита.

Дублиране на номера на фактури

Всяка фактура трябва да има уникален номер от последователна номерация.
Дублирани номера могат да създадат проблеми при счетоводни проверки и обработка на документите.
Използването на софтуер за фактуриране значително намалява риска от подобни грешки.

Издаване на фактура към грешен получател

Понякога клиент предоставя данни за няколко дружества или изпраща различни фирмени данни в кореспонденцията. Резултатът може да бъде фактура, издадена на друго дружество от същата група или към напълно различен клиент.

Преди изпращане на фактурата винаги проверявайте дали получателят съвпада с действителния купувач.

Неправилна корекция на вече издадена фактура

Когато бъде открита грешка, някои фирми издават нова фактура и игнорират първата. Това невинаги е правилният подход. В зависимост от случая може да е необходимо издаване на:

При допусната грешка е добре да се консултирате със счетоводител относно правилния начин за корекция.

Липса на архив на издадените фактури

Загубени или трудно откриваеми фактури могат да създадат сериозни затруднения при проверки, ревизии или търсене на стари плащания.

Добра практика е:

да съхранявате електронни копия на всички фактури;
да поддържате резервни копия;
да използвате софтуер за организиране на документите.

Контролен списък преди издаване на фактура

Преди да изпратите фактура към клиент, проверете:

✓ Верни ли са данните на клиента?
✓ Правилно ли е начислено ДДС?
✓ Попълнени ли са всички задължителни реквизити?
✓ Коректно ли са описани стоките или услугите?
✓ Правилна ли е датата на фактурата?
✓ Уникален ли е номерът на документа?
✓ Проверен ли е получателят?

Тази кратка проверка отнема по-малко от минута и може да предотврати много бъдещи проблеми.

Категории