Как да изпратя известия за неплатените фактури (Автоматични известия)?
Автоматично се създава списък със закъснелите плащания, но напомнянията не се изпращат автоматично.
За да се изпратят, е необходимо да натиснете бутона Изпрати напомнящите мейли.
За да направите настройка за изпращане на известия за неплатени фактури:
- отворете "Настройки"
- от секцията "По фактурите" изберете "Автоматични известия"
- въведете брой дни за закъсняло плащане (примерно - 1, 2, 15 ....)
- изберете дали закъснението да се смята от датата на издаване или датата на падеж
- можете да въведете текст за съобщенията на английски и на български език
На кой език ще се изпрати съобщението зависи от настройката за клиента. Ако не сте избрали изрично за този клиент фактурите да са на английски, ще се изпрати съобщението на български.
Ако сте изпратили фактурата на английски, без да изберете опцията "за този клиент винаги използвай EN" (при преглед на фактурата), ще се изпрати съобщението на български.
Винаги можете да промените настройката, като влезете в Клиенти и изберете желания клиент.
Скролнете надолу и ще видите Настройки на клиента.
- въведете текст за първото напомняне
- въведете текст за второто напомняне
- въведете текст за следващи напомняния
- запишете промените
- отдолу ще ви се появи таблица с всички неплатени документи. (проформи или фактури)
- за да изпратите напомняния, натиснете бутона “Изпрати напомнящите мейли” (намира се под таблицата)
Всяко от трите известия има собствено условие. Това означава, че ако даден документ вече отговаря на условието за второ или трето известие, той може да получи съответното известие, дори преди да е получавал предходните известия.
Например, ако сте настроили:
- първо известие - 10 дни след датата на падеж;
- второ известие - 20 дни след датата на падеж;
- трето известие - 30 дни след датата на падеж,
документ, който вече е на 30 дни и досега не е получавал известие, може директно да получи третото известие.
Забележка: В полето "Клиент" се вижда името на клиента, а в скобите - имейл адресът, до който е изпратена първоначално фактурата и до който ще се изпрати напомнянето. Ако за някои документи в скобите няма имейл, фактурата не е била изпращана и съответно известието също няма да бъде изпратено.